Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
· Tablas
para almacenar los datos.
· Consultas
para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
· Formularios
para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
· Páginas
de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y
verlos desde varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en
todos los lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una página de acceso a
datos
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada
tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de
varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones
entre las tablas.
La información de clientes que antes se
guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.
La información de pedidos que antes se
guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega
el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se
define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados
de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o
una consulta.
Consultas
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que
cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree
una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros
al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en
los datos.
Esta consulta tiene acceso a tablas
distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega,
nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos
pedidos se entregaron en el mes de abril.
Para ver, escribir y cambiar datos de manera
sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un
formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas,
y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el
Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista
Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de
base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño,
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros
existentes.).
Una tabla muestra muchos registros al
mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los
datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla,
no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.
Un formulario sitúa el enfoque en un
registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla. También
puede mostrar imágenes y otros objetos.
Un formulario puede incluir un botón que
imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.
Informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta
manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe
que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con
formato para imprimir etiquetas postales.
· Utilice
un informe para crear etiquetas postales.
· Utilice
un informe para mostrar totales en un gráfico.
· Utilice
un informe para calcular totales.
Para que los datos estén disponibles en Internet o
en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos
de manera interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access
recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el
diseño creado en la vista Diseño o con el diseño que haya elegido en el
Asistente para páginas.
· Haga
clic en el indicador de expansión ...
· ...
para mostrar la barra de herramientas de exploración de datos y registros para el
siguiente nivel de detalle.
· Utilice
las barras de herramientas de exploración de registros para desplazarse hasta
los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda.
Una tabla es una colección de datos sobre un tema
específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para
cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una
base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos.
· Cómo
se organizan los datos en tablas
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas
campos) y filas (denominadas registros).
Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos
contiene el mismo tipo de información para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de
esa tabla contiene toda la información acerca de un producto, por ejemplo, el
nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.
Vista
Diseño de la tabla
En la vista Diseño de la tabla, puede crear una
tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos
en una tabla existente.
Si desea hacer un seguimiento de otros datos
de una tabla, agregue más campos. Si el nombre de un campo existente no es
suficientemente descriptivo, puede cambiarlo.
· La
configuración del tipo de datos (tipo de datos de campo: característica de
un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un
campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o
números, pero un campo de tipo Numérico sólo puede almacenar datos numéricos.)
de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, si
desea que un campo almacene valores numéricos que puede utilizar en cálculos,
establezca su tipo de datos en Numérico o Moneda.
· Se
utiliza una etiqueta única, denominada clave principal (clave principal:
uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y
debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) para identificar los
registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para
referirse a registros relacionados de otras tablas.
· Las
propiedades de los campos son un conjunto de características que proporcionan control adicional sobre cómo se almacenan, escriben o
muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo
de datos de un campo.
Un campo común relaciona dos tablas de manera que
Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar
o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se
utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) que se
establece en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño
de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes,
macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la tabla.
Ese mismo campo también existe en la tabla relacionada como una clave
externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave
externa indica cómo están relacionadas las tablas.).
· En
la tabla Proveedores, incluirá el Id. de proveedor, nombre de la compañía, etc.
para cada proveedor. IdProveedor es la clave principal que se establece en la
vista Diseño de la tabla.
· En
la tabla Productos, incluirá el campo IdProveedor, de manera que cuando inserte
un nuevo producto pueda identificar su proveedor insertando el Id. único de ese
proveedor. IdProveedor es la clave externa en la tabla Productos.
· Vista
Hoja de datos de la tabla
En una tabla o una consulta, la vista Hoja de
datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla,
formulario, consulta, vista oprocedimiento almacenado con formato de filas y columnas.
En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar
datos.) proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los datos.
· Con
las barras de herramientas Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la
consulta
Las barras de herramientas (barra de
herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en
Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha
Barras de herramientas.) Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la
consulta proporcionan muchas de las herramientas necesarias para buscar, modificar
e imprimir registros.
· Imprimir
u obtener una vista previa de los datos.
· Cortar,
copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la
hoja de datos.
· Ordenar
registros.
· Filtrar
registros, y buscar o reemplazar valores.
· Agregar
o eliminar registros.
Trabajar con
columnas, filas y hojas secundarias de datos
Puede encontrar herramientas para trabajar con
columnas, filas y hojas secundarias de datos (subhoja de datos: hoja de
datos que está anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o
combinados con la primera hoja de datos.) en la propia hoja de datos, o
haciendo doble clic en un selector de columna (selector de columna: barra
horizontal en la parte superior de una columna. Puede hacer clic en el selector
de una columna para seleccionar la columna entera en la cuadrícula de diseño de
consultas o de filtros.).
Utilizar el selector de columna para mover u
ocultar una columna, o cambiar su nombre.
· Cambiar
el tamaño de columnas o filas.
· Utilizar
hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
· Inmovilizar
la primera columna por la izquierda para que se muestre a medida que se
desplaza hacia la derecha.
· Desplazarse
por los registros
Puede utilizar la barra de herramientas de
exploración para desplazarse por los registros en una hoja de datos.
· Ir
al primer registro.
· Ir
al registro anterior.
· Escribir
un número de registro al que desplazarse.
· Ir
al registro siguiente.
· Ir
al último registro.
· Ir
a un registro en blanco (nuevo).
Se utilizan consultas para ver, modificar y
analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen
de registros para formularios, informes y páginas de acceso a
datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base
de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y
manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir
también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft
Access.
Consultas de
selección
Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo
de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en
una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas
restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar
los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
Consultas de
parámetros
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando
se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo,
criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un
filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la
consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para
que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros
que se encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parámetros también son útiles
cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a
datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros.
Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes
para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access
imprime el informe correspondiente.
Consultas de tabla
de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan
para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias
cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de
datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el
lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
Consultas de acción
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o
desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de
consultas de acción:
· Consulta
de eliminación Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo,
puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre
se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los
registros.
· Consulta
de actualización Realiza cambios globales en un
grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento
al personal de una determinada categoría. Con una consulta
de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
· Consulta
de datos anexados Agrega un grupo de registros de
una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que
consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con
información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta
información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
· Consulta
de creación de tabla Crea una tabla nueva a
partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las
consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee
exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los
datos.) o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
Consultas
SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción
SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL,
como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las
instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y enfunciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured
Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos
relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista
Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de
base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de
acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos
y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, Access construye en
segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.
De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta
de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y
opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL (vista
SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se
utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o
definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access
construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar
la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una
consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista
Diseño.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas
específicas de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una
instrucción SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y
definición de datos son consultas específicas de SQL.), no se pueden crear en
la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para
diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana
Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes
como la cuadrícula QBE.). En el caso de las consultas de paso a
través (consulta de paso a través: una consulta específica de SQL que se
utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.
Las consultas de paso a través permiten trabajar
directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base
de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definición de
datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que
contiene instrucciones DDL (lenguaje de definición de datos). Estas instrucciones
permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de
unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para
combinar los resultados de dos o más consultas de selección.), debe crear las
instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las
subconsultas (subconsulta: instrucción SQL SELECT que está dentro de otra
consulta de selección o de acción.), la instrucción SQL se escribe en la fila
Campo o en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos
que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de
datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en
la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar
los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.
· Formulario
de entrada de datos
· Formulario
de panel de control
La mayoría de los formularios están enlazados a una
o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los
datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen
de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de
datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos
subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de
datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En
un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una
instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace
referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un
formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en
las que está basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los
datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el
título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del
formulario.
· Los
elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se
almacenan en el diseño del formulario.
· Los
datos proceden de los campos del origen de registros base.
· Un
cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
· El
texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.
El vínculo entre un formulario y su origen de
registros se crea mediante los objetos gráficos denominados
controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un
cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un
botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones,
realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más
comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.
· Las
etiquetas muestran texto descriptivo.
· Los
cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos en
dicha tabla.
· Un
cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.
También puede abrir un formulario en la vista
Tabla dinámica o Gráfico dinámico para analizar los datos. En
dichas vistas, puede cambiar dinámicamente el diseño de un formulario para
presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de
filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño
deseado. Cada vez que modifica el diseño, el formulario actualiza
inmediatamente los datos a partir de la nueva organización.
· En
la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos
organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles.
· En
la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar
un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de
filtros, series, categorías y datos.
Para crear rápidamente un formulario, utilice el
comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra
todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta
sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una
acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir
como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.)
base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas
que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista
Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.
En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el
diseño de otros existentes.).
· Personalizar
un formulario
· En
la vista Diseño
En la vista Diseño, puede personalizar un informe
de las siguientes maneras:
Origen del registro Puede cambiar las tablas
y consultas en las que está basado un formulario.
Controlar y ayudar al usuario Puede
establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los
usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un
formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario
para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
Ventana Formulario Puede agregar o quitar los
botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos
de la ventana Formulario.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar
o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un
informe. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar
la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.
Controles Puede mover, cambiar el tamaño o
establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar
controles para mostrar los valores calculados, totales, la fecha y hora
actuales, así como otro tipo de información que sea de utilidad en un formulario.
En
la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico
En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico,
puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Agregar, mover o quitar
campos Puede agregar campos a las áreas de
filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinámica, y a las áreas
de filtros, categorías, series y datos en la vista Gráfico dinámico. También
puede mover campos de un área a otra y quitar campos de la vista.
Filtrar registros
Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al
área de filtros. También puede filtrar un campo en el área de filas y columnas.
Ordenar registros
Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente
o descendente. También puede ordenar los elementos en un orden personalizado en
la vista Tabla dinámica.
Agrupar registros
Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o
crear grupos personalizados.
Dar formato a los elementos y cambiar
títulos En la vista Tabla dinámica, puede cambiar
la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número de un campo. También
puede cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista
Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a los
marcadores de datos, etc.
Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso.
Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe,
puede mostrar la información en la manera que desee verla.
· Crear
etiquetas postales.
· Mostrar
totales en un gráfico.
· Agrupar
registros en categorías.
La mayoría de los informes están enlazados a una o
más tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en
las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta
puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un
formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen
de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y
consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de
cada una de las tablas o consultas en las que está basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen
de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la
fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.
· El
título y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseño del
informe.
· La
fecha procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
· Los
datos proceden de campos de la tabla, consulta o instrucción SQL base.
· Los
totales proceden de expresiones almacenadas en el diseño del informe.
El vínculo entre un formulario y su origen de
registros se crea mediante objetos gráficos denominados
controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un
cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un
botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los
controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar
la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser
cuadros de edición que muestren nombres y números, etiquetas que
muestren títulos, o líneas decorativas que organicen los datos gráficamente y
mejoren la presentación del informe.
· Las
líneas son decorativas.
· Las
etiquetas muestran texto descriptivo.
· Un
cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.
Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos de
informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear
etiquetas postales, el Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el
Asistente para informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace
preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después,
el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño (vista
Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la
vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño
de otros existentes.).
Personalizar un informe
Se puede personalizar un informe de las siguientes
formas:
Origen del registro Puede cambiar las tablas
y consultas en que está basado un informe.
Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los
datos en orden ascendente o descendente. También puede agrupar los registros de
uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un informe.
Ventana Informe Se puede agregar o quitar los
botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de título y otros
elementos de la ventana Informe.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o
cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un
informe. También puede establecer propiedades de sección para controlar la
presentación de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo.
Controles Puede mover, cambiar el tamaño o
establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar
controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, y
otra información que sea de utilidad en un informe.
Páginas de acceso a datos: Publicar
los datos en el Web
Una página de acceso a datos es un tipo especial
de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos
desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de
datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de
datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada
con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL Server (base
de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta
de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.).
La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como,
por ejemplo, Microsoft Excel.
Una página mostrada en la vista
Página o en Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o
posterior
La utilización de una página de acceso a datos es
similar a la utilización de un formulario: se pueden ver, insertar, modificar y
eliminar datos en una base de datos. No obstante, también se puede utilizar una
página fuera de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor
de base de datos Microsoft Jet administra los datos.); de este modo, los
usuarios pueden actualizar o ver los datos a través de Internet o una intranet.
La siguiente ilustración muestra el aspecto de la página de acceso a
datos Productos, que se utiliza para especificar y actualizar información
relativa a productos, en la vista Página (vista Página: ventana de Access
en la que se puede examinar el contenido de una página de acceso a datos. Las
páginas tienen la misma funcionalidad en la vista Página que en Internet Explorer
5.0 o posterior.) o en Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o
posterior.
· Escriba
la información acerca de productos en los cuadros de texto, el cuadro de lista
desplegable y la casilla de verificación.
· Utilice
la barra de herramientas de exploración de registros para desplazarse entre los
registros, agregar, eliminar, guardar, ordenar y filtrar registros, y para
obtener Ayuda.
Una página en la vista Diseño
La siguiente ilustración muestra la página de
acceso a datos Productos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que
muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño,
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros
existentes.).
· Título
del cuerpo de la página
· Encabezado
de grupo para el nivel de grupo Productos
· Sección
de exploración de registros para el nivel de grupo Productos
· Partes
de una página de acceso a datos
El cuerpo El cuerpo
es la superficie de diseño básica de una página de acceso a datos. En una
página que admite la inserción de datos se puede utilizar para mostrar texto
informativo, controles dependientes de datos y secciones.
Secciones Las
secciones se utilizan para mostrar texto, datos de una base de datos y barras
de herramientas.
Normalmente, se utilizan dos tipos de
secciones (sección: parte de un formulario, informe o página de acceso a
datos como, por ejemplo, un encabezado, un pie o una sección de detalle.) en
las páginas que admiten la inserción de datos: secciones de encabezado de grupo
y de exploración de registros. Una página también puede contener secciones de
pie y título.
· Encabezado
y pie de grupo Se utilizan para mostrar datos y
calcular valores.
· Exploración
de registros Se utiliza para mostrar el control
de exploración de registros (control de exploración de registros: control
utilizado en una página de acceso a datos para mostrar una barra de
herramientas de exploración de registros. En una página agrupada, puede agregar
una barra de herramientas de exploración a cada nivel del grupo. Puede
personalizar el control de exploración de registros cambiando sus propiedades.)
correspondiente al nivel de grupo. Una sección de exploración de registros
correspondiente a un grupo aparece a continuación de la sección de encabezado
de grupo. No se pueden colocar controles dependientes (control enlazado:
control utilizado en un formulario, informe o página de acceso a datos para
mostrar o modificar los datos de una tabla, consulta o instrucción SQL.
La propiedad OrigenDelControl (ControlSource) del control
almacena el nombre del campo al que se encuentra enlazado.) en una sección de
exploración de registros.
· Título
Se utiliza para mostrar títulos correspondientes a cuadros de texto y otros
controles. Aparece inmediatamente delante del encabezado de grupo. No se pueden
colocar controles dependientes en una sección de título.
Cada nivel de grupo de una página de acceso a datos
tiene un origen de registros (origen de registros: origen de datos
subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de
datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un
proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un
procedimiento almacenado.). El nombre del origen de registros se muestra en la
barra de sección (barra de sección: barra horizontal sobre la sección de
página de acceso a datos de la vista Diseño. La barra de sección muestra el
tipo y el nombre de la sección. Utilícela para tener acceso a la hoja de
propiedades de la sección.) correspondiente a cada una de las secciones
utilizadas para un nivel de grupo.
· Diseñar
diferentes tipos de páginas de acceso a datos
Las páginas de acceso a datos se diseñan en la
vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos
de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de
acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos
y modificar el diseño de otros existentes.) de Microsoft Access. La página es
un archivo independiente que está almacenado fuera de Access; no obstante,
cuando se crea el archivo, Access agrega automáticamente un acceso directo al
mismo en la ventana Base de datos.
El diseño de páginas de acceso a datos es similar
al diseño de formularios e informes: se utilizan una lista de
campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen
de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños
de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes
de registros y sus campos en la base de datos subyacente.), el cuadro de
herramientas (cuadro de herramientas: conjunto de herramientas disponible
en la vista Diseño para agregar controles a un formulario, informe o página de
acceso a datos.
El conjunto de herramientas disponible en la vista
Diseño de página es diferente al disponible en la vista Diseño de formulario e
informe.), controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario,
como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de
desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el
programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una
opción o facilitar la lectura de la interfaz.), etc. Sin embargo, existen
algunas diferencias importantes en el modo de diseñar e interactuar con las
páginas de acceso a datos frente a los formularios e informes. El modo de
diseñar la página depende de la finalidad de su utilización.
· Informe
interactivo Este tipo de página de acceso a datos
se utiliza con frecuencia para consolidar y agrupar información almacenada en
la base de datos, y para publicar posteriormente resúmenes de los datos. Por
ejemplo, una página puede publicar la evolución de las ventas para cada una de las regiones en
que se estén realizando actividades comerciales.
La utilización de indicadores de expansión (indicador de expansión:
botón que se utiliza para expandir o contraer grupos de registros; muestra el
signo más (+) o menos (-).), permite pasar de un resumen general de la
información como, por ejemplo, una lista de todas las regiones y sus totales de
ventas combinados, a los detalles específicos de ventas individuales en cada
región. La página de acceso a datos puede proporcionar botones de barra de
herramientas para ordenar y filtrar (filtro: conjunto de criterios
aplicados a los datos con el fin de mostrar un subconjunto de dichos datos u
ordenarlos. En Access, puede utilizar técnicas de filtro, como Filtro por selección y Filtro
por formulario, para filtrar los datos.) los datos, así como para agregar,
modificar y eliminar los datos en algunos o todos los niveles de
grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un
informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se
anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión
u origen de registros del grupo.).
· Análisis
de datos Este tipo de página de acceso a datos
puede incluir una Lista de tablas dinámicas (lista de tabla dinámica:
componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para analizar datos
de manera interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con formato de
filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un modo
significativo para su audiencia.), que es similar a un informe de tablas
dinámicas (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de
tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de
datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) de Microsoft Excel;
que permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. La
página puede contener un gráfico que se puede utilizar para analizar
tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos. O bien, la
página puede contener una hoja de cálculo en la que se pueden escribir y
modificar datos, y utilizar fórmulas para realizar cálculos al igual que en
Excel.
Una página de acceso a datos está conectada
directamente a una base de datos. Cuando los usuarios muestran la página de
acceso a datos en Internet Explorer, están viendo su propia copia de la página.
Esto significa que las operaciones de filtrar y ordenar, así como los cambios
que se efectúen en la forma de presentar los datos, incluidos los cambios que
se realicen en una lista de tabla dinámica (lista de tabla dinámica:
componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para analizar
datos de manera interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con
formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un
modo significativo para su audiencia.) o en una hoja de
cálculo (componente Hoja de cálculo: componente de Microsoft Office Web
Components que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de cálculo
en una página Web. Puede especificar datos, agregar fórmulas y funciones,
aplicar filtros, cambiar el formato y volver a realizar cálculos.), sólo
afectarán a las respectivas copias de la página de acceso a datos. Sin embargo,
los cambios que se efectúen en los propios datos como, por ejemplo, modificar
valores, y agregar o eliminar datos, se almacenarán en la base de datos
principal y, por lo tanto, estarán disponibles para todos los usuarios que
estén viendo la página de acceso a datos.
Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cómo
trabajar con la página en Internet Explorer haciendo clic en el botón de ayuda
situado en la barra de herramientas de exploración de registros. El archivo de
ayuda que se muestra se incluye automáticamente con cualquier página de acceso
a datos publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Si
elimina la barra de herramientas de exploración de registros o si deshabilita
el botón de ayuda incluido en la misma, debe proporcionar instrucciones para
los usuarios que vayan a utilizar la página.
Nota Para ver y trabajar con la página
de acceso a datos en Internet o en una intranet, los usuarios necesitan tener
Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior.
· Utilizar
páginas de acceso a datos en Microsoft Access
También se puede trabajar con una página de acceso
a datos en la vista Página (vista Página: ventana de Access en la que se
puede examinar el contenido de una página de acceso a datos. Las páginas tienen
la misma funcionalidad en la vista Página que en Internet Explorer 5.0 o
posterior.) de Access. Las páginas de acceso a datos pueden ser un complemento
de los formularios e informes que se utilizan en la aplicación de base de datos
en uso. A la hora de decidir si se diseña una página de acceso a datos, un
formulario o un informe, conviene tener en cuenta las tareas que se desean
ejecutar.
Se puede obtener Ayuda sobre cómo trabajar con la
página en la vista Página haciendo clic en el botón Ayuda que contiene la barra
de herramientas de la vista Página para mostrar la Ayuda de Access. Si se hace
clic en el botón Ayuda de una barra de herramientas de exploración de registros
situada en la página, se mostrará la Ayuda para trabajar con la página en
Microsoft Internet Explorer. Como se ha indicado anteriormente, este archivo de
ayuda se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos
publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Se puede
eliminar el botón Ayuda en las páginas que se utilicen sólo en Access, o se
puede modificar el botón para proporcionar Ayuda personalizada.
· De
dónde obtiene los datos una página de acceso a datos
Una página de acceso a datos obtiene los datos de
una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:
colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está
relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos
Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL
Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de
Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos
almacenados, funciones y desencadenadores.), versión 6.5 o posterior. Para
diseñar una página utilizando datos de una de estas bases de datos, la página
debe estar conectada a la base de datos en cuestión. Si ya ha abierto una base
de datos de Access o un proyecto de Access (proyecto de Microsoft Access:
archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server
y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor.
Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos
basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) que está
conectado a una base de datos de SQL Server, la página de acceso a datos que
cree se conectará automáticamente con la base de datos activa y almacenará la
ruta de acceso en la propiedad ConnectionString de la página de acceso a datos.
Cuando un usuario examina la página en Microsoft Internet Explorer 5.01 con
Service Pack 2 (SP2) o posterior o presenta la página en la vista
Página (vista Página: ventana de Access en la que se puede examinar el
contenido de una página de acceso a datos. Las páginas tienen la misma
funcionalidad en la vista Página que en Internet Explorer 5.0 o posterior.),
muestra los datos actuales de la base de datos principal utilizando la ruta de
acceso definida en la propiedad ConnectionString.
Si la página de acceso a datos se diseña mientras
la base de datos está en una unidad local, Access utilizará la ruta de acceso
local, lo que significa que otros usuarios no podrán tener acceso a los datos.
Por este motivo, es importante mover o copiar la base de datos a una ubicación
de la red a la que puedan tener acceso los usuarios de la
página. Una vez que esté la base de datos en el recurso compartido de red,
ábrala utilizando la direcciónUNC (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura
para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo
independiente del equipo.
En vez de especificar una ruta de acceso y una
letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \servidor ecurso_compartido
uta_acceso ombre_archivo.). Si mueve o copia la base de datos una vez diseñada
la página, tendrá que actualizar la ruta de acceso en la propiedad
ConnectionString para indicar la nueva ubicación.
En lugar de tener que actualizar por separado la
propiedad ConnectionString de cada página en la base de datos, puede crear un
archivo de conexión. Un archivo de conexión almacena la información de conexión
de una página de acceso a datos y se puede compartir entre varias páginas de
este tipo. Cuando se abre una página de acceso a datos que utiliza un archivo
de conexión, la página lee este archivo y conecta con la base de datos
adecuada. Después de crear el archivo de conexión, si mueve o copia la base de
datos, todo lo que tendrá que hacer será modificar la información de conexión
en dicho archivo.
Tipos de orígenes de datos para
Microsoft Office Web Components en una página de acceso a datos
Aunque la página de acceso a datos obtiene los
datos de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft
Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios),
que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL
Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de
Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos
almacenados, funciones y desencadenadores.), los controles de Microsoft Office
Web Component (Microsoft Office Web Components: componentes interactivos,
como hojas de cálculo, gráficos y listas de tabla dinámica en páginas Web que
facilitan el análisis de datos.
Para utilizar estos componentes, debe tener una
licencia de Microsoft Office.) que contiene la página pueden mostrar datos de
cualquiera de estas bases de datos o de otros orígenes. Por ejemplo, la página
puede contener una Lista de tablas dinámicas (lista de tabla dinámica:
componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para analizar
datos de manera interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con
formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un
modo significativo para su audiencia.), una hoja de cálculo (componente
Hoja de cálculo: componente de Microsoft Office Web Components que proporciona
la funcionalidad interactiva de una hoja de cálculo en una página Web.
Puede especificar datos, agregar fórmulas y
funciones, aplicar filtros, cambiar el formato y volver a realizar cálculos.) o
un gráfico (gráfico: representación gráfica de datos en un formulario,
informe o página de acceso a datos.) con datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel o de una base de datos que no sea de
Access o de SQL Server. Dependiendo del origen de datos, los datos de estos
controles pueden ser una instantánea de los datos originales o pueden ser
datos activos mostrados a través de una conexión independiente
del control con su origen de datos.
Para crear un componente Office Web Component con
datos de un origen que no sea la base de datos activa, puede que deba utilizar
un programa distinto de Access para publicar primero los datos en una página
Web. Por ejemplo, para crear una Lista de tablas dinámicas que contenga datos
de una hoja de cálculo de Excel, debe publicar los datos desde Excel. A
continuación, en Access, puede abrir la página Web y convertirla en una página
de acceso a datos agregando controles que sean dependientes de una base de
datos de Access o de SQL Server. Además, puede personalizar la página agregando
etiquetas, imágenes u otras funciones para mejorar el aspecto de la página.
Desde Access, puede crear una Lista de tablas dinámicas que utilice datos de un
origen externo que no sea Excel.
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